1. Wie zijn wij?

Senioren Vereniging Velsen (SV Velsen) is een vereniging die zich inzet voor de belangen, het welzijn en de onderlinge contacten van senioren in de gemeente Velsen en omgeving.

Wij organiseren activiteiten, bijeenkomsten en dagtochten en informeren onze leden over onderwerpen die voor hen belangrijk zijn.

Wij vinden het belangrijk dat iedereen erop kan vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt.

Verantwoordelijke organisatie: Senioren Vereniging Velsen
Website: https://svvelsen.nl
Contact voor privacyvragen: secretaris@svvelsen.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met onze vereniging kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, voorletters en eventueel aanhef.
• Adres en woonplaats.
• Telefoonnummer en e-mailadres.
• Geboortedatum, voor zover noodzakelijk voor de ledenadministratie.
• Lidmaatschapsgegevens en contributiestatus.
• Betalingsgegevens, waaronder eventueel IBAN en incassomachtiging.
• Gegevens over aanmeldingen voor activiteiten en dagtochten.
• Gegevens die je zelf invult in een contact- of aanmeldformulier.
• Foto's waarop personen herkenbaar in beeld zijn.
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van onze website.

Wij vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Waarom gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Ledenadministratie

Om leden te registreren, het lidmaatschap te beheren, contributie te innen en contact te onderhouden.

Activiteiten en dagtochten

Om deelnemers te registreren, reserveringen te organiseren, praktische informatie te verstrekken en deelnemers te informeren over wijzigingen.

Communicatie

Om leden verenigingsinformatie, uitnodigingen en nieuwsbrieven te sturen.

Vrijwilligerswerk

Om vrijwilligers te registreren, taken te coördineren en contact te onderhouden.

Financiële administratie

Om betalingen, contributies en andere financiële verplichtingen correct te verwerken.

Website en formulieren

Om vragen en aanmeldingen te behandelen en onze website veilig en goed bereikbaar te houden.

Foto's en publicaties

Om verslag te doen van verenigingsactiviteiten, met respect voor de privacy van betrokkenen.

4. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dat kan zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het lidmaatschap of deelname aan een activiteit.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor noodzakelijke verenigingscommunicatie en beveiliging van de website, na afweging van de privacybelangen.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde publicaties van herkenbare foto's of nieuwsbrieven waarvoor toestemming vereist is.

Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

5. Ledenadministratie en contributie

Wij gebruiken persoonsgegevens om de ledenadministratie te beheren en contributiebetalingen te verwerken.

Alleen bestuursleden en andere personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.

Voor de digitale ondersteuning van ledenadministratie en betalingen kunnen wij gebruikmaken van een externe dienstverlener. Daarbij worden uitsluitend de gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

Wij verkopen of verhuren geen ledengegevens.

6. Activiteiten en dagtochten

Bij aanmelding voor een activiteit of dagtocht registreren wij de gegevens die nodig zijn voor de organisatie.

Dit kunnen bijvoorbeeld naam, contactgegevens, gekozen activiteit en opstapplaats zijn.

Wanneer dat noodzakelijk is, delen wij beperkte deelnemersgegevens met betrokken organisatoren of vervoerders.

Gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder een passende wettelijke grondslag.

7. Nieuwsbrieven en verenigingsinformatie

Wij versturen informatie over de vereniging, activiteiten, bijeenkomsten en onderwerpen die voor onze leden relevant zijn.

Voor elektronische nieuwsbrieven waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming. Ontvangers kunnen zich eenvoudig afmelden.

Wij gaan terughoudend om met persoonlijke mededelingen over leden. Verjaardagen, jubilea, ziekte en overlijden worden niet zonder passende grondslag en zorgvuldige afweging gepubliceerd.

8. Foto's en beeldmateriaal

Tijdens activiteiten kunnen foto's worden gemaakt voor verenigingsverslagen en publicaties.

Bij herkenbare portretten die wij voor promotionele doeleinden willen publiceren, vragen wij vooraf toestemming en leggen wij die toestemming vast.

Bij groepsfoto's en sfeerbeelden houden wij rekening met de redelijke privacyverwachtingen van aanwezigen en beoordelen wij welke grondslag passend is.

Foto's van besloten activiteiten worden niet zonder meer openbaar gemaakt.

Wil je niet herkenbaar op een foto staan of heb je bezwaar tegen een publicatie? Neem dan contact met ons op. Wij beoordelen je verzoek zorgvuldig en verwijderen foto's wanneer dat wettelijk vereist is.

9. Website, formulieren en cookies

Onze website maakt gebruik van WordPress.

Wanneer je een formulier invult, verwerken wij de gegevens die je zelf verstrekt om je vraag of aanmelding af te handelen.

Voor het functioneren en beveiligen van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adressen, tijdstippen en informatie over verzoeken aan de server.

De website kan noodzakelijke technische cookies gebruiken. Voor niet-noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld voor bepaalde analytische of marketingdoeleinden, vragen wij waar wettelijk vereist vooraf toestemming.

Wanneer wij externe diensten gebruiken die gegevens verzamelen, informeren wij bezoekers daarover en vragen wij zo nodig toestemming.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor onze activiteiten, dienstverlening of wettelijke verplichtingen.

Dit kan betrekking hebben op:

• Dienstverleners voor ledenadministratie en betalingen.
• Hosting- en websiteleveranciers.
• Aanbieders van e-mail- en nieuwsbriefdiensten.
• Organisatoren van activiteiten en vervoerders.
• Overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar vereist afspraken over privacy en beveiliging, waaronder verwerkersovereenkomsten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen.

11. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld.

Daarbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en daarna zolang noodzakelijk voor de administratieve afwikkeling.
• Financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen.
• Aanmeldingen voor activiteiten: tot de activiteit administratief is afgerond, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is.
• Contactformulieren: zolang nodig voor het beantwoorden en afhandelen van de vraag.
• Nieuwsbriefgegevens: totdat iemand zich afmeldt, behoudens gegevens die noodzakelijk zijn om de afmelding te respecteren.
• Foto's: zolang het publicatiedoel bestaat en het bewaren rechtmatig is.

De vereniging legt de concrete bewaartermijnen intern vast en beoordeelt regelmatig welke gegevens kunnen worden verwijderd.

12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Daarbij besteden wij aandacht aan:

• Beperking van toegang tot bevoegde personen.
• Gebruik van veilige wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.
• Beveiligde verbindingen via HTTPS.
• Regelmatige updates van website en software.
• Zorgvuldige omgang met digitale en papieren documenten.
• Geheimhouding door bestuursleden en vrijwilligers.
• Veilige opslag en passende back-upvoorzieningen.

Wanneer zich een datalek voordoet, beoordelen wij de gevolgen en melden wij het incident waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokken personen.

13. Welke rechten heb je?

Op grond van de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer recht op:

• Inzage in je persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
• Intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor betrokkenen.

Je kunt een verzoek sturen naar secretaris@svvelsen.nl.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. In bijzondere gevallen kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen.

14. Klachten

Heb je vragen of klachten over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op.

Wij proberen samen tot een passende oplossing te komen.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkzaamheden, de gebruikte systemen of de wetgeving veranderen.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

Senioren Vereniging Velsen
https://svvelsen.nl
secretaris@svvelsen.nl